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일정관리 프로그램
시디따논당상
2006. 7. 11. 21:19
일정관리 프로그램은 사용자가 할 일이나 약속을 입력해서 시간을 효율적으로 사용할 수 있도록 도와주는 프로그램이다. 한때는 통칭 [PIMS]라고 해서 일정뿐 아니라 각 업체나 친구들의 주소와 전화번호, 금전 관리까지 통합한 프로그램이 유행이었는데, 사실 완벽하게 PIMS 프로그램을 이용해 개인 정보를 몽땅 맡길 것이 아니라면 PIMS는 다소 복잡한 면이 있다.
이번에는 PIMS 프로그램 기능보다는 휠씬 간단하지만 오늘 할 일이나 약속, 한달 계획 등 일정관리를 전문적으로 해주는 소프트웨어를 살펴보도록 하자.
사실 일정 관리 프로그램은 사람마다 취향이 달라서 특별히 어떤 것을 추천한다는 것이 억지일 때가 있다. 또한 간단하게 바탕화면에 쪽지나 텍스트를 몇 개 만들어놓고 활용하는 사람도 있고, 보고서 양식으로 인쇄하고 싶은 사람, 일이 몇 %나 진행됐는지 체크하는 사람 등 상황에 따라 필요한 프로그램도 다르다.
그래서 먼저 일정관리 프로그램에서 어떤 점을 주목해서 비교할 것인지 알아보고, 일정 관리 프로그램을 유형별로 나눠서 살펴보기로 하자.
(1) 입력하기도 쉽고 수정하기도 쉬워야한다.
지나치게 입력하고 선택해야할 항목이 많으면 일정을 입력하다 지치게 된다. 어떤 프로그램은 친절이 지나쳐 항목마다 드롭다운 메뉴로 선택할 수 있도록 배려해둔 것까지는 좋았지만, 그 중 하나라도 선택하지 않으면 다음 항목으로 옮겨가질 않기 때문에 입력하면서 계속 짜증이 나게된다.
또한 약속이나 할 일은 항상 바뀔 수 있는 가능성이 있기 때문에 수정하기도 편해야한다. 예를 들면 입력 항목을 더블 클릭하면 바로 편집기 상태로 바뀌는 것이 좋다. 또한 트레이에 프로그램이 상주해서 꼭 프로그램을 실행하지 않아도 트레이에서 아이콘을 눌러 바로 할 일이나 약속을 추가할 수 있다면 더욱 좋다.
(2) 한번 입력해서 여러가지 스타일로 볼 수 있어야한다.
기본적으로 오늘 할 일을 한번 입력하면 이번 주, 또는 이번 달에서 그 일정이 계속 나타나야한다. 또한 일별, 주별, 달별 스케줄이 프로그램 창안에서 한번에 모두 볼 수 있는 옵션까지 있으면 더욱 편리하다. 아니면 막대 그래프같이 할 일이나 약속의 많고 적음을 표시할 수 있다면 자신의 생활을 훑어보는데 도움이 된다.
(3) 알람을 반복 또는 단계적으로 알려줘야한다.
일정 관리 프로그램에는 대부분 알람 기능이 들어있는데, 알람 기능에도 일별이나 요일별로 반복할 수 있는 옵션이 있는지, 기간을 설정할 수 있는지 알람 소리를 선택하는 것은 쉬운지 살펴볼 필요가 있다.
특히 약속이나 할 일을 자주 잊어버려서 일정관리 프로그램을 사용하는 사용자라면 이 기능을 특히 잘 살펴봐야한다. 더불어 사용자가 등록해둔 기념일을 며칠 전이나 당일 알려준다면 더욱 좋다.
이상으로 일정관리 프로그램이라면 어떤 점을 주목해야할 것인지 간단하게 살펴봤다. 다음은 일정관리 프로그램을 크게 세가지 타입으로 나눠서 각 프로그램의 특징을 비교해봤는데, 위에서 말한 요소를 중심으로 자신에 맞는 프로그램을 찾아보자.
2. 주소록 함께 사용하는 다기능 일정 관리 프로그램
(1) 하얀종이 두장
홈페이지 : http://www.erain.co.kr/
다운로드 : http://bomul.donga.com/bomul/data/wp2.zip
엔드리스레인이라는 국내 회사가 만든 국산 일정관리 프로그램으로 일정이나 할 일뿐 아니라 연락처도 함께 정리할 수 있는 프로그램이다. 하얀종이는 일단 외관이 예쁘고, 한글 프로그램이라 사용하기 쉽다.
<그림> 햐얀종이 두장을 실행시킨 모습
하얀종이에서 관리할 수 있는 항목은 [꾸러미], [연락처], [일정], [메모], [정보] 5가지인데, 각 항목마다 독립된 창으로 나타나기 때문에 약속을 잡으면서 연락처를 참조한다든지 서로 참조할 수 있다.
또한 각 창마다 도구막대가 다르고 환경설정도 다른데, 예를 들면 일정 항목의 환경 설정에서는 <마치지 않은 일정 이동>같은 옵션이 있어서 오늘 못한 일을 다음날 또는 특정일로 미룰 수 있다.
가장 큰 특징으로는 [꾸러미] 항목을 꼽을 수 있는데, 꾸러미는 <사이트 활성화를 위한 30일간의 프로젝트>와 같이 하나의 프로젝트를 설정하고, 거기에 연락처나 일정, 할 일 항목을 드래그 앤 드롭해서 넣어둘 수 있다. 그래서 [꾸러미] 하나만 열면 그 프로젝트에 관련된 사람들이 누구인지 현재 어떤 일을 진행중인지 한눈에 체크할 수 있다.
<그림> 하나의 프로젝트를 설정하고 그에 관련된 연락처나 일정, 할 일을 드래그 앤 드롭해서 모아둘 수 있다.
일정이나 할 일을 입력한 다음, 그 항목을 클릭하면 그림과 같이 알람이나 반복을 설정할 수 있는 창이 나온다. 알람에서 소리를 선택하는 것이 조금 불편하지만, 프로그램도 실행할 수 있어 좋다.
<그림>
하얀종이는 인터페이스가 예쁘고, [꾸러미]라는 독특한 기능이 있어 하나의 프로젝트에 일정이나 연락처 등을 하나로 모을 수 있어 편리하다. 또한 다른 일정 프로그램에 비해 알람 옵션이 다양하고 프로그램 예약 실행까지 할 수 있다.
(2) Time & Chaos
홈페이지 : http://www.isbister.com/chaos32.html
다운로드 : http://www.isbister.com/programs/32bit/chaos32x.exe
역시 일정과 함께 주소록을 관리할 수 있는 프로그램이다. 그래픽도 별로 없고, 영문 프로그램이라 주소록 입력할 때 이름을 입력하는 것도 퍼스트 네임, 라스트 네임을 구별하고 주소도 거꾸로 쓰는 불편함이 있지만, 기본적인 인터페이스가 너무 뛰어나기 때문에 꼭 소개하고 싶다.
이 프로그램도 하얀종이처럼 약속이나 할 일, 연락처가 각각 독립된 창으로 나오고 설정 메뉴가 각 항목별로 다른데, 가장 큰 장점으로는 연락처에 입력한 항목을 약속이나 할 일로 드래그하면 그 사람의 이름과 전화번호가 그대로 복사되기 때문에 또 입력할 필요가 없다.
<그림> 연락처에 입력된 항목을 드래그해서 약속 항목에 드래그 앤 드롭하면 이름과 전화번호가 자동으로 등록된다.
그림처럼 달력이나 약속, 연락처 창이 바탕화면 여기 저기 정신없이 열리는 것이 아니라 Time & Chaos 전체 창안에서 열리기 때문에 전체 데이터가 한눈에 들어온다. 위의 그림과 같이 기본값으로 [Canlendar]과 [Telephone Book], [Appointments], [ToDo List] 항목이 나오는데, [Canlendar]를 최대 창으로 확대하면 달력에 약속 내용이 모두 나타나 편리하다.
각 창을 닫을 수도 있고 아래 그림처럼 여러가지로 레이아웃을 바꿀 수 있다. 또한 레이아웃만큼 인쇄할 수 있는 포맷도 상당히 다양해서 평소에 만들기는 귀찮은 연간 달력도 쉽게 인쇄할 수 있다.
<그림> 여러가지 레이아웃으로 볼 수 있다.
<그림> 인쇄포맷도 다양하게 선택할 수 있다.
Time & Chaos는 영문 프로그램이라 글씨가 작게 나오고 인쇄할 때 띄어쓰기가 제대로 안되는 단점이 있지만, 주소록이나 전화번호부에 입력한 항목을 할 일이나 약속에 드래그 앤 드롭해서 바로 넣을 수 있다는 점이 아주 매력적이다.
간단하게 친구나 거래처 이름과 전화번호 정도를 입력해두고, 약속이나 할 일 목록에 드래그 앤 드롭해서 갖다붙이면 이름과 전화번호가 같이 나오므로 깔끔하고 간단하게 일정관리를 할 경우에 사용할 만하다. 또한 레이아웃을 다양하게 보고 싶은 사람도 이 프로그램이 적합하다.
3. 독특한 기능이 돋보이는 일정관리 프로그램
(1) Today4U
홈페이지 : http://www.protech.co.kr/index.html
다운로드 : http://www.protech.co.kr/download/today4u12.exe
프로그램명만 보면 영문 프로그램같지만 국내의 프로테크정보시스템이라는 회사에서 만든 국산 프로그램이다. Memo4U라는 쪽지 프로그램도 이 회사에서 만들었다.
이 프로그램으로는 [업무일정], [오늘할 일], [약속], [명함] 항목을 관리할 수 있는데, 그림처럼 업무나 일정은 일을 시작한 날짜나 시간을 입력하고 마치는 시간을 입력해두면 입력한 항목별로 왼쪽에 막대 그래프로 나타나는 독특한 기능이 있다.
<그림> 일정의 시작과 종료 기간이 막대 그래프로 표시된다.
또한 그림과 같이 각 항목을 <업무일지>나 <보고서> 형태로 출력할 수 있도록 여러가지 인쇄 포맷이 마련돼있다. 일정을 체크해야할 위치에 있는 회사 간부라든지, 업무 계획서를 작성해야되는 사원이라면 이런 보고서 양식이 도움이 될만하다.
<그림> 각 항목을 보고서 양식으로 출력할 수 있다.
또한 Today4U를 설치하고 일정을 입력한 다음, 시스템을 재시동 할 때마다 그림과 같이 작은 창으로 오늘 업무일정과 할 일을 요약해서 보여준다. 아침마다 오늘의 일과를 확인할 때 편리하다.
<그림> 컴퓨터를 재시작하면 일정 요약을 볼 수 있다.
일정 기간을 막대 그래프로 보여주기 때문에 전체 일정의 흐름을 봐야할 경우에 사용하기 좋고, 또한 자신의 일정이나 업무 일정을 보고서로 자주 출력해야하는 경우 이 프로그램이 유용하다.
(2) Idyle Agenda
홈페이지 : http://www.idyle.com/agenda98
다운로드 : http://www.idyle.com/agenda98/download/agenda98.zip
순수하게 일정만 관리하는 프로그램으로 일정이나 알람 약속등을 엑셀 파일처럼 표로 정리해서 보여주기 때문에 아주 깔끔하다.
<그림> 일정이나 약속, 알람이 엑셀 파일처럼 표 형식으로 깔끔하게 정리된다.
이 프로그램의 가장 큰 특징은 두가지가 있다. 하나는 원래 일정 관리 프로그램이라면 기본적으로 이 기능이 있어야한다고 생각되는데, 트레이에서 바로 새로운 일정이나 약속을 추가할 수 있다는 것이다. 갑자기 약속이 생겼거나 메모할 일이 생겼을 때 다른 곳에 적지 말고, 또는 프로그램이 실행될 때 까지 기다지 않고 그림과 같이 바로 트레이에서 추가할 항목을 선택하고 추가할 수 있다.
<그림> 트레이에서 바로 일정이나 메모를 선택하고 일정을 추가해두면 나중에 프로그램을 실행하면 추가한 내용을 볼 수 있다.
또 하나의 큰 특징은 프로그램내에서 웹 서핑을 할 수 있다는 점이다. 그림과 같이 간단한 북마크도 있어서 일정을 입력하다가 신문이나 자료실같이 평소 자주 가는 곳을 체크할 수 있다. 회사같이 전용선을 사용하고 있다면 작지만 편리한 기능이다.
<그림 > 프로그램내에서 바로 웹 서핑을 할 수 있다.
오로지 일정관리만 전문적으로 해주는 전문 프로그램. 입력방식도 쉽고, 일정이나 알람, 약속 각 항목이 액셀 파일같이 표로 정리돼 보기도 편하고, 날짜나 월별로도 각 항목을 통합해서 볼 수 있어 좋다. 특히 프로그램을 실행하지 않고도 바로 트레이에서 일정을 추가할 수 있다는 점이 돋보이며, 프로그램 내에서 웹 서핑을 할 수 있는 독특한 기능이 있다.
4. 기능보다 예뻐서 사용하는 액세서리형 일정 관리
(1) Visual Day Planner
홈페이지 : http://www.inklineglobal.org/products/vdp/
다운로드 : ftp://ftp.digital.com/pub/micro/pc/simtelnet/win95/calend/2day62.zip
다이어리에 작은 스티커를 붙이는 것처럼 커다란 달력에 여러가지 아이콘을 드래그 앤 드롭해서 약속이나 특별한 날을 표시해두는 프로그램이다.
<그림> 예쁜 스티커와 글씨를 입력해 인쇄해두고 컴퓨터 옆에 붙여보자.
약속이나 할 일을 간단하게 입력하거나 매달의 중요한 기념이나 약속을 인쇄해서 사용할 사람들에게 추천할만하다. 앞에서본 영문 일정 프로그램에서 한글 폰트가 밉고 크기가 작아서 불편해도 바꿀 수가 없는 단점이 있었는데 비해, 이 프로그램은 폰트를 얼마든지 바꿀 수도 있고, 글자색도 자유롭게 넣을 수 있어서 더욱 예쁘게 꾸밀 수 있다.
또한 아이콘도 프로그램 내에 기본적으로 들어있는 160가지 외에도 ico 형식 파일이라면 마음대로 추가할 수 있기 때문에 문구점에서 스티커를 고르듯 아이콘을 골라서 사용할 수 있다.
매일 매일의 일정이나 업무, 약속 등을 개별적으로 나눠서 관리하지 않고, 월별로 기록만하는 정도의 관리를 한다면 이 프로그램이 유용하며, 한글 인쇄도 전혀 깨지지 않고 잘되기 때문에 달력을 인쇄할 경우에도 좋다.
(2) Corkboard
홈페이지 : http://www.pcdynamics.com/corkboard
다운로드 : http://filedudes.lara.on.ca/win95/scrinter/files/corkbord.exe
액세서리에 속하는 이 프로그램은 코르크 판에 메모지 붙여 놓듯이 또는 쪽지 프로그램 이용하듯이 사용하는 간단한 일정관리 도우미라고 할 수 있다. 그림과 같이 일정을 적을 수 있는 메모나 그냥 메모지, 시계, 달력, 또는 작은 애니메이션 효과가 있는 그림 등을 코르크판에 늘어둘 수 있다.
또한 그림에서 빨간 동그라미 친 부분과 같이 팝업창이 나타나는 알람도 설정할 수 있고, 스크린세이버로 적용할 수도 있기 때문에 일정을 관리하는데 충분한 도우미 역할을 해준다.
<그림> 간단한 액세서리이지만, 간단한 일정을 적어두기 좋다.
이로써 여러가지 일정관리 프로그램을 살펴봤다.
기본적으로 입력이나 수정이 간편하고, 여러가지 스타일로 볼 수도 있고, 알람 기능도 갖추고 있지만, 각 프로그램마다 장단점이 있고 용도가 다르기 때문에 자신의 일정이나 환경에 맞춰 골라서 사용하면 좋은 효과를 거둘 수 있다.
특히 자신의 스케줄을 일별로 관리하는지 월별로 관리하는지, 업무용으로 사용할 것인지를 체크하면 보다 궁합이 잘 맞는 선택을 할 수 있다.